We hebben het zeer waarschijnlijk allemaal wel eens meegemaakt.
Je koop iets en de kassabon verdwijnt op een plek waar je hem niet meer weet te vinden.
Ik kocht een nieuwe koptelefoon en mikte het bonnetje uit gemakzucht in het dashboard kastje van de auto. Een koptelefoon, wat kan daar nou mis aan zijn.
Twee weken later begeeft het ding het. Huis onderste boven gehaald bij het zoeken naar de bon. Vervolgens geef je een ander de schuld door je eigen slordigheid, om de bon na enkele weken (gelukkig) weer terug te vinden en het artikel alsnog om te kunnen ruilen. Pfew!
Een voornemen om het voortaan anders te doen en alles goed te administreren. Uiteraard heb ik nog enkele andere soortgelijke momenten moeten doormaken om het echt te leren.
Let goed op het “Zichtbare” maar meer op het “Onzichtbare”!
Wat mij verbaast is, dat dit bij veel bedrijven ook zo aan toe gaat. Sommige administratieve processen zijn heel goed geregeld anderen bijna niet.
Openstaande facturen houden bedrijven nauwlettend in de gaten, want dat is “zichtbaar” geld.
Andere zaken welk minder, maar toch in de gaten worden gehouden zijn kosten. We betalen liever niet te veel, dus over het algemeen letten we daar ook redelijk op.
Maar dan komt het; de ruilmiddelen als emballage. Hoe goed wordt hier op gelet? Schrikbarend slecht! En dat is zonde, want hier kunnen enorme bedragen in omgaan.
Zondegeld….
Het is zo gebeurd. Er komt een transporteur bij uw bedrijf aan het dock. Laad 20 karren in, maar heeft even geen leeg materiaal terug. “Dat komt bij de volgende rit wel.” wordt er vaak gezegd. Met niet zelden de kreet:”Komt goed, ik beloof het!”, waarna er vervolgens niets meer van de transporteur m.b.t. de karren vernomen wordt.
Dit gebeurt vaak niet bewust, maar in goed vertrouwen. Helaas heeft u wel meer aan uw hoofd dan enkele weken te onthouden dat u nog 20 karren van uw transporteur tegoed heeft.
Wat zijn 20 karren nou? Omgerekend 20 x € 60,- oftewel € 1200,-.
Precies, dat is dan plots toch een groot bedrag dat dan aan kosten extra gerekend moet worden.
Avalanche is het middel maar niet de oplossing.
Hoe goed u ook overweg kunt met een softwareprogramma als Avalanche, om uw emballage te registreren, het valt of staat met uw eigen discipline.
U zult iedere beweging van emballage waar u als bedrijf bij betrokken bent moeten registreren om het geheel goed onder controle te kunnen houden. En met iedere, bedoel ik ook echt iedere. Het gaat niet alleen om de fysieke handelingen op uw bedrijf, maar ook op plaatsen zoals in de sierteelt, bij de veiling(nummers). Alles wat daar aan beweging gebeurt, heeft ook betrekking op uw emballagebeheer.
Het uiteindelijke plaatje zal u een perfect beeld geven van wie u nog een tegoed en aan wie u een schuld heeft.
Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker.
Een slogan van de belastingdienst, die meer op Avalanche slaat dan de “blauwe enveloppen brigade”.
De mensen van TODAY IT streven er namelijk naar een zo optimaal en efficiënt mogelijk pakket te generen. Het administreren wordt er niet leuker van (tenzij je er van geniet), maar met sinds kort in testfase genomen importmodule, maakt het toch wel makkelijk. In een recordtempo uw transacties op de veiling, in uw eigen Avalanche opslaan. Een paar drukken op de knop en uw administratie van uw veilingnummer zit er al in. Nu de fysieke handelingen nog en u bent al weer klaar.
Het kwijt raken van emballage-items is dus tot een minimum beperkt, dus dat is snel verdiend lijkt mij zo!
Kijk op de website voor de verschillende producten van TODAY-IT wat het meest geschikt is voor uw bedrijfssituatie.
Abonneer