Een aangename oplosing, dacht ik. Al de e-mails, faxen, papieren overzichten; het is toch niet helemaal meer van deze tijd. De oplossing? Alles beheren en koppelen via een internet-based platform. Gestandaardiseerd wel te verstaan. Het moet namelijk mogelijk zijn om via elk (mobiel) systeem te kunnen koppelen met dit ene platform

Maar hoe krijg je nu iedereen op zo een dergelijk platform? Mijns inziens  is er maar één logisch antwoord op deze vraag te bedenken.
Namelijk: gewoon doen! Laat die e-mails, faxen en brieven links liggen en werk via dit platform. De rest gaat vanzelf!

Zie het als een soort LinkedIn of Hyves. U houdt uw eigen zaakjes op orde en uw mede-partijen profiteren hiervan.
Uiteraard geldt dit ook voor u! Zolang uw mede-partijen hun zaakjes goed op orde hebben, kunt u ook en hoop tijd, geld en onzekerheid besparen.

Natuurlijk klinkt dit hartstikke mooi allemaal. Maar hoe gaan we dit aanpakken?
Om U alvast een tipje van de sluier te geven, TODAY IT is as-we-speak druk bezig met de ontwikkeling van een dergelijk platform.
De mogelijkheden zullen ongekend zijn. Zodra iedereen uit de sector via dit platform werkt, of met een (mobiele) applicatie welke gekoppeld is met dit platform, dan is iedereen altijd op de hoogte van de meeste recente informatie.

En wat te denken van automatische acties? Dit kan een enorme tijdsbesparing met zich meebrengen.
Eenmalig een workflow configureren en er zal binnen dit platform gereageerd kunnen worden op uw bedrijfsprocessen. Denk aan het bijhouden van een saldo door de veiling, wat kan resulteren in een overboeking vanuit uw administratie.

Ja dames en heren, de tijd is echt aangebroken dat u zich echt eens druk kunt maken om uw primaire bedrijfsprocessen!
Ook geen onnodig onderhoud van allerlei software, want dit platform valt onder de noemer SaaS. Wij beheren uw software! Dus zeg nu zelf: wie wil dit nu niet?

Agua, Eau, Wasser, Acqua, Vand, Vatten, H20 oftewel water...

Hoe je het ook noemt, het is nat en dat hebben we gemerkt ook...
Afgelopen maandag op het werk aangekomen bleek er lekkage bij onze buren te zijn ontstaan door het koffiezetapparaat.
Niet een liter of twee , eerder een paar duizend liter door het kantoor heen gepompt.

Bij ons was de vloer al behoorlijk nat, bij de buren konden ze zelfs snorkelen.
Plasje stampen, baantjes trekken, waterpolo(wij tegen de buren, gelijkspel) het had er allemaal in gezeten, was het niet zo dat het water zo snel mogelijk weg moest voor vreemde geuren en kleuren.

De schoonmaak kwam zo spoedig mogelijk met waterzuigers om alles weg te halen maar ook daar kwam meer bij kijken dan verwacht.
Dinsdag in mn waterschoenen naar mijn werk, allemaal grote apparaten om ons heen die de boel droog moesten maken.
Dat werkte prima.

Toch deed het koffiezetapparaat even denken aan een half jaar geleden toen hier in Delft bij de TU  (hier dus ook nog eens vlakbij) een heel gebouw in brand was gevlogen ,
toevallig ook door een waterleiding bij een koffiezetapparaat, daar moet je toch even niet aan denken.

Maar goed, al met al is alles goed gekomen, we hebben weer droge voeten en iedereen kan weer op zijn/haar eigen plek zitten.
Mooi om te zien dat alles gewoon doorgaat, we bereikbaar zijn gebleven voor al onze klanten, de sfeer goed blijft en de grappen toenemen.

En de planten hoeven we ook even niet meer te doen.

Nietsdoen loont

De wereld wordt geregeerd door targets. En hoe harder u werkt, hoe sneller u die targets haalt, toch? Fout. Met minder werken bereikt u meer.
Even tijd voor een zen-momentje met vijf tips om productiever te worden.

1. Doe minder
Het is frustrerend om te horen, maar waarschijnlijk werkt u te hard. Dat wil zeggen, u besteedt te veel tijd aan werk dat geen prioriteit heeft en u te weinig oplevert.
Focus daarom vooral op kerntaken en zorg ervoor dat die goed afgehandeld worden. Daarmee gaat u per dag minder taken afvinken, maar wel effectiever werken.

2. Neem gas terug
Ook de hele dag aan het rennen? Afspraak in, afspraak uit en tussendoor te weinig tijd nemen voor een broodje kaas en een glas karnemelk (waarvoor overigens schande, dat had Sancerre moeten zijn)?
Dan maakt u dezelfde fout als veel van uw mede-succesentrepreneurs. Gas terugnemen loont. Minder hard lopen, minder hard rijden, minder hard werken.
Daardoor doet u wát u doet intenser en met meer beleving en dat ziet u terug in uw resultaten.

3. Toon begrip
Productiever worden gaat natuurlijk niet alleen over uw eigen productiviteit, maar ook over die van de mensen in uw team, de werkbijen die uw honingoutput moeten garanderen.
Wees daarom een empatisch leider. Toon begrip voor uw ondergeschikten door u eens in hun schoenen te verplaatsen. Die (oprechte) aandacht verdient zich dubbel en dwars terug.

4. Stel lange-termijndoelen
Waar wilt u zijn over tien of vijftien jaar? Door lange-termijndoelen te stellen, kunt u vanaf morgen al productiever zijn. Doelen geven namelijk focus.
Zet in gedachten een pad met mijlpalen uit, die u moet afvinken om het einddoel te bereiken. Zet vanaf morgen koers naar de eerste mijlpaal.

5. Vereenvoudig uw leven
Toegegeven, dat klinkt wat globaal, maar wat we bedoelen is dit: veel tijd en energie gaat verloren met het ordenen van de chaos die leven heet.
Pas de vereenvoudiging overal toe. Begin bijvoorbeeld met uw kantoor. Hoeveel dingen liggen er op uw bureau die u helemaal niet nodig heeft en vooral voor afleiding zorgen?
Maak uw leven leger en daarmee uw hoofd.

Zen-meester heeft gesproken.

Iedereen gebruikt het wel eens, het is ook vaak standaard aanwezig op de PC. Het gebruik van Excel is natuurlijk erg makkelijk, je bepaalt zelf hoe en wat.
Kleuren, rijen invoegen, verwijderen. Formules maken en daar is ie, de uitkomst.
Ook wij komen vaak Excel tegen waarin de kostbare emballage administratie gevoerd wordt (evenals voor veel andere registratie doeleinden, daarover straks meer). 
Soms is de Excellijst, met alle tabbladen en formules, een echt levenswerk.
Niet over te dragen aan een collega tijdens vakantie, want 1 cel of doorrekening niet goed geeft een uitkomst die niet de gewenste informatie is, of juist wel…..

Onderstaand artikel uit Management Team, ‘Spreadsheet veroorzaakt groot verlies op het gebied van ladingdragers’, trok onze aandacht.
Ook in AVALANCHE is een makkelijke download aanwezig naar Excel. Software pakketten moeten open zijn en deze functies ondersteunen.

Interessant is de kritische vraag waarom AVALANCHE gebruikers gegevens naar Excel willen zetten?

Is het duidelijker? Dienen er gegevens aan toegevoegd te worden? Of juist van het overzicht af? Bij deze de vraag aan AVALANCHE gebruikers of er functies missen? Waarom moet de informatie over naar Excel?

Hieronder het artikel uit Management Team ter inspiratie

Spreadsheet veroorzaakt groot verlies
Verkeerd gebruik van (Excel) spreadsheets veroorzaakt grote financiële rapportagefouten en omvangrijke fraudes.
Die zijn op hun beurt verantwoordelijk voor grote verliezen in het bedrijfsleven. Dit stelt Arne Ter Laak, risicospecialist bij Protiviti.
Organisaties gebruiken de zogenaamde spreadsheets voor allerhande data-analyses tot aan het doorrekenen van complexe financiële modellen.
Dit terwijl deze daar eigenlijk niet op toegerust zijn, zegt Ter Laak. Zo wordt niet alleen fraude gepleegd, maar ontstaan ook omvangrijke fouten in de bedrijfsrapportages van deze organisaties.
Universitair onderzoek wijst uit dat 65 procent van alle spreadsheets ten minste één grote fout bevat. In totaal troffen onderzoekers zelfs 281 fouten per 25 onderzochte spreadsheets aan.

Opvallende missers

- Allied Irish Bank: fraude met spreadsheets door een onbevoegde handelaar. Verlies van 700 miljoen dollar en een verlies van 30 procent van marktaandeel.
- Fannie Mae, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: fout in gerapporteerde cijfers van meer dan 1 miljard dollar door een fout in een spreadsheet.
- Freddie Mac, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: externe accountant rapporteert grote tekortkomingen in de interne beheersing mede als gevolg van grootschalig en ongecontroleerd spreadsheet gebruik.

Bespaar leed
Opmerkelijk is dat spreadsheets ondanks de vele missers een grote vlucht hebben genomen in de afgelopen jaren. Zeker gezien de toegenomen druk op dit vlak door externe accountants en toezichthouders. Volgens Ter Laak onderkennen ook Nederlandse organisaties deze potentiële verliezen als gevolg van fouten en fraude veel te weinig. Veel leed kan worden bespaard door:

- Het minimaliseren van spreadsheetgebruik door functionaliteit van bedrijfsapplicaties te verbeteren.
- Het inrichten van versiebeheer voor kritische spreadsheets zodat alleen juiste spreadsheets gebruikt worden.
- Het inrichten van beveiliging voor kritische spreadsheets zodat alleen bevoegde personen toegang hebben.
- Het voorkomen van fouten door aanpassingen in spreadsheets goed te testen. Spreadsheets worden in tegenstelling tot reguliere bedrijfsapplicaties   nauwelijks getest voor gebruik.
- Het inrichten van een back-upvoorziening zodat teruggevallen kan worden op vorige versies.
- Het monitoren van aanpassingen op spreadsheets zodat ongewenste wijzigingen gedetecteerd kunnen worden.